Der Stapel auf dem Schreibtisch
Die Post von Wochen liegt ungeöffnet herum. Du scannst den Stapel in einem Rutsch, die App liest jeden Brief, und in ein paar Minuten ist alles sortiert.
Produktivität
iPhone & iPad
Kann das weg? Papiere sortieren und ablegen auf dem iPhone
Kann das weg? sortiert deinen Papierkram auf dem iPhone. Scanne einen Stapel Briefe oder öffne einen ganzen Ordner aus iCloud Drive: Die App liest jedes Dokument und schlägt vor, wohin es gehört. Du entscheidest Karte für Karte mit Ja oder Nein. Was bleibt, liegt als PDF in deiner Ablage. Was weg kann, steht auf einer Liste für den Schredder. Es gelten die Regeln für Privathaushalte in Deutschland.
Kostenlos · Einmalkauf „Ablage, Ordner, Erinnerungen“ 9,99 € · kein Abo
Ab iOS 18.0
Screenshots
So funktioniert es
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Scannen oder öffnen
Scanne Briefe mit der Kamera oder öffne Fotos, PDFs und ganze Ordner, auch aus iCloud Drive.
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Die App liest
Sie liest jedes Dokument auf dem iPhone: wer schreibt, worum es geht, um wie viel Geld und bis wann. Dann schlägt sie vor, in welches Fach es gehört und wie lange du es aufheben solltest, oder dass es weg kann.
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Ja oder Nein
Du gehst die Vorschläge Karte für Karte durch. Mit Ja wird das Dokument abgelegt. Mit Nein entscheidest du, ob es weg kann oder in ein anderes Fach kommt. Den letzten Schritt kannst du zurücknehmen.
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Fertig
Was bleibt, liegt als PDF in deiner Ablage, geordnet nach Fächern und Jahren. Was weg kann, steht auf einer Liste, getrennt nach Schredder und Altpapier.
Einsatzbereiche
Der alte Ordner im Regal
Zehn Jahre Kontoauszüge, Rechnungen und Bescheide: Die App sagt dir bei jedem Blatt, ob du es noch brauchst. Was längst weg kann, steht am Ende auf einer Liste für den Schredder.
Ein großer Ordner in iCloud Drive
Wer schon einmal gescannt hat, hat oft Hunderte PDFs ohne Ordnung. Die App liest den ganzen Ordner, ab iOS 26 auch im Hintergrund, und schlägt für jedes Dokument ein Fach vor.
Ein Brief mit Frist
Zahlungsfrist, Einspruchsfrist, Kündigungsfrist: Die App findet sie im Brief und sammelt sie in einer Liste. Mit dem Einmalkauf erinnert sie dich rechtzeitig.
Die Steuererklärung
Lohnsteuerbescheinigung und Bescheide liegen im Fach Steuern, Handwerker- und Arztrechnungen in Wohnen und Gesundheit, jeweils nach Jahren. Auf Wunsch zeigt die Ablage ein ganzes Jahr über alle Fächer, und du schickst es auf einmal an deine Steuerberatung.
Selbstständig
Ein Schalter stellt auf die Fristen für Geschäftsunterlagen um: acht Jahre für Rechnungen und Belege, zehn für Bücher und Abschlüsse.
Was die App aus einem Brief liest
Geschäftsbriefe in Deutschland sind nach einem festen Muster aufgebaut: oben die Absenderzeile, darunter die Anschrift, daneben ein Block mit Nummern und Datum, dann der Betreff und ganz unten die Bankverbindung. Die App kennt dieses Muster und liest einen Brief danach, nicht nur Wort für Wort.
Sie sagt immer, woran sie die Art des Dokuments erkannt hat. Liegt sie falsch, wählst du die richtige Art, und die Antwort passt sich an.
- Wer schreibt: Bank, Versicherung, Finanzamt, Vermieter, Arzt oder Handwerker
- Der Betreff
- Der Betrag und ob du zahlst oder Geld bekommst
- Der Zeitraum einer Abrechnung
- Kunden-, Rechnungs- und Vertragsnummern, Aktenzeichen
- Was du tun sollst: zahlen, widersprechen, unterschreiben, antworten oder kündigen
- Fristen zum Zahlen, Widersprechen und Kündigen
Nein heißt: weg oder in ein anderes Fach
Ein Vorschlag ist nur ein Vorschlag, das letzte Wort hast du. Will die App einen Brief ablegen und du sagst Nein, entscheidest du: Er kann doch weg, oder er gehört in ein anderes Fach. Sagt sie, ein Brief kann weg, und du willst ihn behalten, wählst du sein Fach.
Mit „Rückgängig“ holst du das letzte Dokument zurück auf den Stapel. Was weg kann, landet auf einer Liste. Das Papier wirfst du selbst weg.
Deine Ablage auf dem iPhone
Elf Fächer, jedes nach Jahren geordnet: Finanzen, Steuern, Wohnen, Versicherungen, Gesundheit, Arbeit und Rente, Fahrzeug, Käufe und Garantien, Behörden, Persönliches und Sonstiges. Jedes Dokument wird als PDF mit einem sprechenden Namen gespeichert, etwa „2026-10-02 Stadtwerke Musterstadt GmbH – Jahresabrechnung Strom 2025-2026“.
Die Suche findet jedes Wort, das die App gelesen hat. Ist eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen, zeigt dir die Ablage, was jetzt weg kann, und löscht es auf Wunsch in einem Schritt. Die Ablage ist ein gewöhnlicher Ordner auf deinem iPhone: Du findest sie in der Dateien-App unter „Auf meinem iPhone“, und sie ist im iPhone-Backup enthalten. Verschiebst du dort eine Datei in ein anderes Fach oder legst eine neue hinein, übernimmt die App das.
Große Ordner aus iCloud Drive
Wähle in der Dateien-App einen Ordner, egal wie viele Dokumente er enthält. Die App lädt jede Datei einzeln aus iCloud, liest sie und legt sie in den Eingang. Mehrseitige Briefe fügt sie zu einem Dokument zusammen.
Ab iOS 26 liest sie auch weiter, wenn du die App verlässt. Den Fortschritt zeigt das System an. Nach einem Neustart macht sie dort weiter, wo sie aufgehört hat. Mit dem Sortieren kannst du schon beginnen, während sie noch liest.
Liegt ein Dokument schon in deiner Ablage, steht das auf seiner Karte. So erkennst du Doppelte, bevor du sie ein zweites Mal ablegst.
Alle Fristen in einer Liste
Alles, was deine Briefe bis zu einem bestimmten Tag von dir verlangen, steht in einer Liste, das Dringendste zuerst: Zahlungsfristen, Einspruchsfristen, Kündigungsfristen. Mit dem Einmalkauf erinnert dich die App rechtzeitig an jede.
Darunter siehst du, welche Dokumente in den nächsten sechs Monaten weg können.
Wie lange was aufheben
Mit diesen Fristen rechnet die App, für Privathaushalte in Deutschland. Die Tabelle entsteht aus denselben Regeln, nach denen die App entscheidet.
| Dokument | Aufheben | Warum |
|---|---|---|
| Kontoauszug | 3 Jahre ab Jahresende | Für Privatleute gibt es keine Pflicht. Empfohlen sind drei Jahre ab Jahresende, so lange Forderungen verjähren können.§§ 195, 199 BGB |
| Mahnung | 3 Jahre ab Jahresende | Prüfen und fristgerecht bezahlen oder widersprechen. Danach drei Jahre als Nachweis aufheben.§§ 195, 199 BGB |
| Kündigungsbestätigung | 3 Jahre ab Jahresende | Drei Jahre ab Jahresende als Nachweis, dass der Vertrag beendet ist.§§ 195, 199 BGB |
| Vertrag | Solange er läuft, und drei Jahre danach | Aufheben, so lange der Vertrag läuft, und danach noch drei Jahre.§§ 195, 199 BGB |
| Lohnsteuerbescheinigung | 5 Jahre ab Jahresende | So lange, bis der Steuerbescheid dieses Jahres nicht mehr geändert werden kann.§§ 169, 170 AO |
| Spendenquittung | 4 Jahre ab Jahresende | Für die Steuer: Bis ein Jahr nach dem Steuerbescheid des Jahres musst du sie vorlegen können. Vier Jahre ab Jahresende reichen auch, wenn die Erklärung spät kommt.§ 50 Abs. 8 EStDV |
| Steuerbescheid | 10 Jahre ab Jahresende | Keine Pflicht, aber ratsam: Steuerbescheide braucht man oft noch als Nachweis, etwa für einen Kredit, Elterngeld oder die Rente.Empfehlung |
| Handwerkerrechnung | 5 Jahre ab Jahresende | Arbeiten am Haus oder in der Wohnung: zwei Jahre Pflicht, fünf Jahre Gewährleistung am Bau, und für die Steuer bis der Bescheid feststeht.§ 14b UStG, § 634a BGB |
| Strom-, Gas- oder Telefonrechnung | 3 Jahre ab Jahresende | Drei Jahre ab Jahresende: so lange können Nachforderungen oder Rückzahlungen verlangt werden.§§ 195, 199 BGB |
| Nebenkostenabrechnung | 3 Jahre ab Jahresende | Drei Jahre ab Jahresende. Einwände gegen die Abrechnung musst du innerhalb von zwölf Monaten erheben.§ 556 Abs. 3 BGB, § 195 BGB |
| Versicherungsunterlagen | Solange sie läuft, und drei Jahre danach | Aufheben, so lange die Versicherung besteht, und danach noch drei Jahre.§§ 195, 199 BGB |
| Arztrechnung | 5 Jahre ab Jahresende | Für die Steuer (Krankheitskosten) und die Erstattung bei der Versicherung, bis der Steuerbescheid feststeht.§ 33 EStG, §§ 169, 170 AO |
| Arztbrief oder Befund | Dauerhaft | Aufheben: Arztbriefe und Befunde helfen bei späteren Behandlungen und lassen sich oft nicht mehr beschaffen. Eine Frist gibt es nicht. |
| Gehaltsabrechnung | Bis zur Rente | Bis zur Rente aufheben: Gehaltsabrechnungen belegen deine Beitragszeiten, falls im Rentenkonto etwas fehlt.Kontenklärung, § 149 SGB VI |
| Rentenbescheid | Ein Leben lang | Ein Leben lang aufheben. |
| Renteninformation | 15 Monate ab Datum | Bis die nächste kommt, sie erscheint jedes Jahr. Vergleiche vorher, ob die Versicherungszeiten stimmen. |
| Fahrzeugpapiere | Solange es dir gehört | Aufheben, so lange dir das Fahrzeug gehört. |
| Kaufbeleg | 2 Jahre ab Datum | So lange gilt die gesetzliche Gewährleistung. Bei einer längeren Herstellergarantie bis zu deren Ende.§ 438 BGB |
| Bescheid einer Behörde | Prüfen, dann solange er gilt | Prüfe den Bescheid: gegen ihn läuft eine Frist. Danach aufheben, so lange er gilt.§ 70 VwGO, § 84 SGG |
| Urkunde oder Zeugnis | Ein Leben lang | Ein Leben lang aufheben: Urkunden und Zeugnisse lassen sich nur schwer ersetzen. |
| Persönlicher Brief | Deine Entscheidung | Ein persönlicher Brief: Dafür gibt es keine Frist. Ob er bleibt, entscheidest du. |
| Lieferschein oder Bestellbestätigung | Bis die Ware da ist | Kann weg, wenn die Ware da ist. Heb stattdessen die Rechnung auf. |
| Werbung | Kann weg | Werbung musst du nicht aufheben. |
Für Selbstständige und Unternehmen gelten Aufbewahrungspflichten: Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. (§ 147 AO, § 257 HGB)
Empfehlungen, keine Rechtsberatung. Im Zweifel: aufheben.
Funktionen
- Briefe mit der Kamera scannen oder Fotos, PDFs und ganze Ordner öffnen, auch aus iCloud Drive
- Große Ordner liest die App Dokument für Dokument, ab iOS 26 auch im Hintergrund. Nach einem Neustart macht sie dort weiter, wo sie aufgehört hat
- Mehrseitige Briefe fügt sie zu einem Dokument zusammen, auch ohne Seitenzahlen
- Bei jedem Dokument erkennt sie Absender, Betreff, Betrag, Zeitraum und Nummern, ob du zahlst oder Geld bekommst und was du tun sollst
- Sie erkennt die Art des Dokuments, zum Beispiel Kontoauszug, Nebenkostenabrechnung, Handwerkerrechnung oder Steuerbescheid, und sagt, woran sie es erkannt hat
- Sortieren Karte für Karte: Jede Karte zeigt die erste Seite, den Vorschlag und die Fristen. Mit Ja wird abgelegt, mit Nein entscheidest du, ob es weg kann oder in ein anderes Fach kommt. Den letzten Schritt kannst du zurücknehmen
- Doppelte erkennst du vor dem Ablegen: Die Karte zeigt, wenn ein Dokument schon in der Ablage liegt
- Was weg kann, kommt in den Schredder, wenn persönliche Daten darin stehen, sonst ins Altpapier
- Die Ablage hat Fächer wie Finanzen, Steuern, Wohnen, Versicherungen und Gesundheit, jeweils nach Jahren geordnet
- Für die Steuererklärung zeigt sie ein ganzes Jahr über alle Fächer, und du schickst es auf einmal an deine Steuerberatung
- Jedes Dokument liegt als PDF mit sprechendem Namen vor und ist nach jedem Wort durchsuchbar. Du kannst es verschieben, umbenennen, teilen oder löschen
- Die Ablage ist auch in der Dateien-App und im iPhone-Backup. Was du dort verschiebst oder hinzufügst, übernimmt die App
- Ist eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen, zeigt die Ablage, was weg kann, und löscht es auf Wunsch in einem Schritt
- Alle Fristen in einer Liste: Zahlungsfristen, Einspruchsfristen, Kündigungsfristen
- Zum Nachschlagen: wie lange du welches Dokument aufheben solltest, mit Begründung und Vorschrift
- Art und Datum lassen sich korrigieren, die Antwort passt sich an
- Für Selbstständige gibt es einen Schalter mit den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen
- Alles geschieht auf deinem Gerät. Kein Upload, kein Konto, kein Tracking
Die Fristen sind Empfehlungen für Privathaushalte in Deutschland und keine Rechtsberatung. Im Zweifel: aufheben.
Preis
Kostenlos
0 €
Bis zu drei Seiten oder Dateien auf einmal, jede Antwort und jede Frist, eine Ablage mit zehn Dokumenten.
Die kostenlose Version lässt sich ohne zeitliche Begrenzung nutzen.
Einmalkauf „Ablage, Ordner, Erinnerungen“
9,99 €
Eine Ablage ohne Grenze, ganze Stapel und Ordner auf einmal und eine Erinnerung vor jeder Frist.
Einmal zahlen, dauerhaft nutzen. Kein Abo.
Datenschutz
Die App erhebt keine Daten. Alles, was du öffnest oder erzeugst, bleibt auf deinem Gerät, bis du es selbst teilst.
Kamera: Wird nur vom Dokumentenscanner des Systems benutzt, während du scannst. Die Seite wird auf dem Gerät gelesen und nur gespeichert, wenn du sie ablegst.
Fotos und Dateien: Die App sieht nur die Fotos und Dateien, die du auswählst. Dateien aus iCloud Drive lädt das System dafür herunter. Die App legt eine Kopie in ihren Eingang und verändert das Original nicht.
Ablage: Was du ablegst, liegt als PDF im Ordner der App auf deinem iPhone, mit dem Dateischutz von iOS, und ist Teil des iPhone-Backups. Es wird nirgendwohin gesendet. Du siehst es in der Dateien-App und kannst es dort oder in der App löschen.
Hintergrund: Ab iOS 26 liest die App einen großen Ordner weiter, wenn du sie verlässt. Das System zeigt den Fortschritt an, und du kannst das Lesen dort beenden.
Mitteilungen: Nur für die Erinnerungen, die du setzt. Die App behält den Text jeder Erinnerung.
- Kein Konto
- Keine Werbung
- Kein Tracking
- Funktioniert ohne Internet
Häufige Fragen
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Die Fristen sind allgemeine Empfehlungen für Privathaushalte in Deutschland, mit den Vorschriften, auf denen sie beruhen. Im Zweifel: aufheben.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufheben?
Als Privatperson musst du sie nicht aufheben. Die App empfiehlt drei Jahre ab Jahresende, so lange Forderungen noch verjähren können (§§ 195, 199 BGB). Selbstständige müssen sie acht Jahre aufheben.
Kann ich einen ganzen Ordner aus iCloud Drive sortieren lassen?
Ja, mit dem Einmalkauf. Wähle den Ordner in der Dateien-App. Die App lädt und liest ein Dokument nach dem anderen und legt jedes in den Eingang. Ab iOS 26 liest sie auch im Hintergrund weiter, und nach einem Neustart macht sie dort weiter, wo sie aufgehört hat. Mit dem Sortieren kannst du schon beginnen, während sie noch liest.
Wo liegen meine Dokumente, und was passiert, wenn ich die App lösche?
Im Ordner der App auf deinem iPhone. Du findest ihn in der Dateien-App unter „Auf meinem iPhone › Kann das weg? › Ablage“, und er ist im iPhone-Backup enthalten. Löschst du die App, wird dieser Ordner mitgelöscht. Willst du die Dokumente behalten, kopiere den Ordner „Ablage“ vorher in der Dateien-App an einen anderen Ort.
Ersetzt die PDF das Papier?
Für die meisten Briefe reicht eine Kopie als Nachweis. Urkunden, Zeugnisse, Fahrzeugpapiere und Verträge hebe zusätzlich im Original auf; die App sagt es bei diesen Dokumenten dazu.
Die App hat die falsche Art erkannt.
Tippe auf der Karte auf „Details und Korrekturen“, wähle die richtige Art, und Antwort und Fach passen sich an. Ein falsches Datum änderst du genauso.
Kann ich alle Unterlagen eines Jahres an meine Steuerberatung schicken?
Ja. Stelle die Ablage auf Jahre, öffne das Jahr und teile es: Alle PDFs des Jahres gehen auf einmal, per Mail, AirDrop oder in die Dateien-App. Ein einzelnes Fach teilst du genauso.
Was ist, wenn ein Ordner denselben Brief zweimal enthält?
Liegt ein Dokument schon in deiner Ablage, steht das auf seiner Karte. Ist es dasselbe, sag Nein und lass es weg. Die Datei in deinem Ordner bleibt, wo sie ist.
Kann ich die App ohne eigene Briefe ausprobieren?
Ja. Im leeren Eingang kannst du fünf erfundene Beispielbriefe laden. Sie werden gelesen, sortiert und abgelegt wie echte. Danach löschst du sie wieder aus der Ablage.
Wird etwas hochgeladen?
Nein. Texterkennung und Regeln laufen auf dem iPhone. Die App hat keinen Server und kein Konto.
Ich habe den Einmalkauf bezahlt, aber er ist wieder gesperrt.
Tippe in der App auf der Kaufkarte auf „Kauf wiederherstellen“. Ein Einmalkauf ist an deinen Apple-Account gebunden und muss nicht noch einmal bezahlt werden.
